Регламент відділу ЦНАП виконавчого комітету Павлівської сільської ради
ВОЛИНСЬКА ОБЛАСТЬ ВОЛОДИМИР-ВОЛИНСЬКИЙ РАЙОН
ПАВЛІВСЬКА СІЛЬСЬКА РАДА
ПЯТНАДЦЯТА СЕСІЯ
ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ
ПРОЕКТ РІШЕННЯ
28 січня 2022 року с. Павлівка № 15/3
Про затвердження Регламенту роботи відділу
Центр надання адміністративних послуг
виконавчого комітету Павлівської сільської ради
в новій редакції
Керуючись законами України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.1997р. № 280/97-ВР (в редакції № 1914-IX від 30.11.2021) , «Про адміністративні послуги» від 06.09. 2012 року № 5203-VI ( в редакції № 1767-IX від 22.09.2021), «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 року № 755-IV ( в редакції № 1667-IX від 15.07.2021), «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» від 01.07.2004 року № 1952-IV ( в редакції № 1720-IX від 08.09.2021), «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності» від 06.09.2005р. № 2806-IV ( в редакції № 1667-IX від 15.07.2021), «Про перелік документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності» в редакції № 1423-IX від 28.04.2021, «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» від 10.12.2015 року № 888-VIII, «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003р, «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації мережі та функціонування центрів надання адміністративних послуг та удосконалення доступу до адміністративних послуг, які надаються в електронній формі» від 03.11.2020р №943, постановою Кабінету Міністрів України від 01.08.2013 № 588 «Про затвердження примірного регламенту центру надання адміністративних послуг» ( в редакції Постанови №818 від 04.08.2021р.), з метою втілення новаторського організаційного принципу, забезпечення максимально сприятливих умов для швидкого вирішення проблем громади та бізнесу, надання якісних адміністративних послуг суб’єктам звернень, Павлівська сільська рада
ВИРІШИЛА:
1. Затвердити Регламент роботи відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Павлівської сільської ради в новій редакції (додається).
2. Начальнику відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Павлівської сільської ради (Сапожнік М.П.) довести рішення до відома суб’єктів надання адміністративних послуг.
3. Вважати таким, що втратило чинність, рішення Павлівської сільської ради від 22 грудня 2020року № 2/89 «Про затвердження Регламенту роботи відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Павлівської сільської ради в новій редакції» з усіма змінами та доповненнями.
4. Контроль за виконанням рішення покласти на постійну депутатську комісію Павлівської сільської ради з питань регламенту, прав людини, законності, депутатської діяльності та етики.
Сільський голова Андрій САПОЖНИК
Марія Сапожнік
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням Павлівської
сільської ради
від 28.01.2022р. № 15/3
_________Андрій САПОЖНИК
РЕГЛАМЕНТ
відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Павлівської сільської ради
Загальна частина
1. Регламент відділу Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Павлівської сільської ради (надалі – Регламент) визначає порядок організації роботи відділу Центр надання адміністративних послуг (далі - центр), віддалених робочих місць адміністраторів, порядок дій адміністраторів центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».
3. Надання адміністративних послуг у центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:
верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
стабільності;
рівності перед законом;
відкритості та прозорості;
оперативності та своєчасності;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
неупередженості та справедливості;
доступності та зручності для суб’єктів звернення.
4. Регламент центру є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України з врахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, відповідно до Постанови КМУ від 01серпня 2013 р. №588 ( в редакції Постанови №818 від 04.08.2021р.), регламенту роботи виконавчого комітету та виконавчих органів Павлівської сільської ради та визначає механізм взаємодії працівників відділу ЦНАП, суб’єктів надання адміністративних послуг та суб’єктів звернень з питань реалізації законів України «Про адміністративні послуги», «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань», «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», «Про перелік документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності центру.
5. Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у цей документ здійснюється за рішенням Павлівської сільської ради.
6. У випадку прийняття законодавчих актів, що призводять до виникнення розходжень окремих положень Регламенту з чинним законодавством, на сесії Павлівської сільської ради ухвалюється рішення про внесення відповідних змін та доповнень до Регламенту.
7. Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників, учасників центру та суб’єктів надання адміністративних послуг.
8. Прийом заяв суб’єктів звернень щодо надання адміністративних послуг, відповідно до затвердженого переліку послуг, якщо такі послуги за законом надаються через центр, та видача суб’єктам звернень оформлених результатів надання адміністративних послуг здійснюється виключно через центр.
9. Прийом та опрацювання звернень громадян здійснюється адміністраторами в центрі, на віддалених робочих місцях адміністраторів старостами та спеціалістом із звернень безпосередньо в приміщенні центру відповідно до Закону України «Про звернення громадян» та Інструкції з діловодства.
10. Довідки, що видаються з книг по господарського обліку, з реєстру територіальної громади, з інших джерел, які наявні у центрі та інші адміністративні послуги, що відносяться до повноважень виконавчого комітету Павлівської сільської ради, надаються безпосередньо адміністраторами центру та/або старостами на віддалених робочих місцях.
11. Нотаріальні дії, що здійснюються виконавчим комітетом Павлівської сільської ради, надаються суб’єктом надання адміністративних послуг безпосередньо в приміщенні центру та/або старостами на віддалених робочих місцях.
12. Послуги з реєстрації актів цивільного стану надаються адміністраторами центру та/або суб’єктом надання адміністративних послуг безпосередньо в приміщенні центру.
13. Центр у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, положенням про центр та регламентом центру.
Вимоги до приміщення, в якому розміщується центр
14. Центр розміщується в центрі громади за адресою: 45342, вул. Незалежності 27 б, с. Павлівка, Іваничівського району, Волинської області, у зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення розміщується вивіска з позначенням «Центр надання адміністративних послуг» та графіком його роботи.
Вхід до приміщення центру облаштований пандусом та поручнями для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення. У приміщенні центру облаштована санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.
На прилеглій до центру території облаштовані місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю та стоянка для велосипедів суб’єктів звернення.
15. Приміщення центру поділяється на відкриту та закриту частини. У відкритій частині здійснюється очікування, прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру.
Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до відкритої частини центру, яка включає: сектор прийому, сектор інформування, сектор очікування, сектор обслуговування.
Відкрита частина розміщена на першому поверсі, де створено умови для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення.
Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів комунікації ( телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/ реєстрації ( розміщення архіву). Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.
16. Сектор прийому та сектор інформування розміщені у відкритій частині в приміщення центру. У секторі прийому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.
Сектор інформування облаштований з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг. У секторі інформування розміщені інформаційні стенди, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг, а також інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді, інформацію щодо здійснення прийому суб’єктів звернення з надання безоплатної правової допомоги, а також інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій. Сектор інформування об лаштований столом, стільцями, комп’ютерною технікою з вільним доступом до Інтернету та забезпечений канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг приміщення центру облаштоване відповідними засобами (зокрема скриньками ) а віддалені робочі місця адміністраторів книгами для скарг та пропозицій. Для оцінки якості обслуговування та встановлення зворотного зв’язку із суб’єктами звернень в електронній формі у зазначених приміщеннях розміщена інформація, що містить гіпертекстові посилання та QR- коди на форми – опитувальники (анкети) для оцінювання суб’єктами звернення якості їм надання адміністративних послуг, в тому числі на комп’ютерній техніці, у терміналах, інших технічних засобах, а також на відповідних веб-сайтах. Зазначена інформація розміщується окремо в секторах прийому, інформування, очікування та обслуговування.
17.Сектор очікування розміщений в просторому приміщенні та об- лаштований столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями ( не менше п’яти місць).
У приміщенні центру створені умови для оплати суб’єктами звернень адміністративного збору ( зокрема платіжний термінал).
18.Сектор обслуговування утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням прізвища, імені, по батькові та посади працівника центру. Площа секторів очікування та обслуговування становить більше як 30кв.метрів
19. На інформаційних стендах розміщується інформація, зокрема, про:
найменування центру, його місцезнаходження та місцезнаходження віддалених робочих місць адміністраторів, номери телефонів для довідок, адреса веб-сайту, електронної пошти;
графік роботи центру, віддалених робочих місць адміністраторів (прийомні дні та години, вихідні дні), затверджений Павлівською сільською радою та/або виконавчим комітетом Павлівської сільської ради;
перелік адміністративних послуг, які надаються через центр та віддалені робочі місця адміністраторів, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг затверджений Павлівською сільською радою та/або виконавчим комітетом Павлівської сільської ради ;
строки надання адміністративних послуг;
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
супутні послуги, які надаються в приміщенні центру;
прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;
положення про центр;
регламент центру;
графік прийому суб’єктів звернення посадовими особами органу, що утворив центр, сільським головою (у разі проведення такого прийому в приміщенні центру);
графік надання консультацій, прийому суб’єктів, які забезпечують консультування та прийом у приміщенні центру;
інформацію щодо можливостей отримання послуг он-лайн в електронному вигляді;
інформацію щодо електронного урядування та електронної демократії, розвитку цифрових навичок та цифрових прав громадян, цифрових інновацій та технологій;
20. Перелік адміністративних послуг, які надаються через центр, віддалені робочі місця адміністраторів, розміщений у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами законодавства та затверджуються органом, що утворив центр, з урахуванням потреб суб’єктів звернення.
21. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщені на стендах-накопичувачах і столах із вільним доступом до них суб’єктів звернення та на веб-сайті органу, що утворив центр.
22. На основі узгоджених рішень і меморандумів (угод) із суб’єктами надання адміністративних послуг у центрі можуть надаватися адміністративні послуги та консультації безпосередньо такими суб’єктами.
Інформаційна і технологічна картки адміністративних послуг
21. Основна інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг описується у відповідних інформаційних картках, які оприлюднюються, а порядок надання адміністративних послуг – у відповідних технологічних картках.
22. Інформаційні і технологічні картки, зміни до них, розробляються та затверджуються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та постанови Кабінету Міністрів України від 30.01.2013 № 44 «Про затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги», а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг та погоджуються керівником центру.
23.Орган, що утворив центр, а також керівник центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг ( у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
24. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт іі надання своєчасно інформує про це орган, що утворив центр, а також керівника центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно з вимогами законодавства та цього Регламенту, та подає на затвердження та погодження.
Визначення термінів
25. Адміністративна послуга – це результат здійснення владних повноважень суб’єктом надання адміністративних послуг за усною чи письмовою заявою фізичної або юридичної особи, спрямований на набуття, зміну чи припинення прав та/або обов’язків такої особи відповідно до закону.
26. Вхідний пакет документів – комплект документів, сформований відповідно до чинного законодавства, що подає суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги.
27. Вихідний пакет документів – результат адміністративної послуги, документ або комплект документів, оформлений і сформований відповідно до чинного законодавства, що видається суб’єкту звернення.
28. Суб’єкт звернення – фізична особа, юридична особа, яка звертається за отриманням адміністративної послуги.
29. Суб’єкт надання адміністративної послуги – орган виконавчої влади, інший державний орган, орган місцевого самоврядування, їх посадові особи, уповноважені відповідно до закону надавати адміністративну послугу.
30. Інформаційна картка адміністративної послуги – містить основну інформацію для суб’єкта звернення щодо надання адміністративної послуги, розробляється та затверджується для кожної адміністративної послуги суб’єктом надання відповідної адміністративної послуги, погоджується начальником відділу контрольний примірник, розповсюджується – інформаційний.
31. Технологічна картка адміністративної послуги – містить інформацію про порядок надання адміністративної послуги суб’єктом надання такої послуги через центр надання адміністративних послуг, розробляється та затверджується для кожної адміністративної послуги суб’єктом надання відповідної адміністративної послуги, погоджується начальником центру.
32. Єдиний державний вебпортал електронних послуг – єдина інформаційна база даних про адміністративні послуги, що надаються відповідно до затвердженого переліку послуг та Закону України «Про адміністративні послуги» суб’єктами надання адміністративних послуг через центр.
33. Журнал реєстрації та/або електронна інформаційна система адміністративних послуг – журнал та/або інформаційна система, де реєструються адміністративні послуги, що надаються відповідно до затвердженого переліку послуг та закону суб’єктами надання адміністративних послуг через центр.
34. Адміністратор, державний реєстратор центру – посадова особа, яка організовує надання адміністративних послуг шляхом взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг.
35. Учасники центру – представники виконавчих органів сільської ради, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, комунальних підприємств, установ, організацій та фондів, які здійснюють надання адміністративних послуг через центр або безпосередньо в приміщенні центру.
Інформаційне забезпечення, інформаційне консультування
та керування чергою в центрі
36. Центр у своїй діяльності:
забезпечує роботу адміністраторів, державних реєстраторів та учасників центру, орендарів – надавачів супутніх послуг ( у разі їх наявності);
забезпечує створення належних умов для отримання суб’єктами звернень адміністративних послуг як в паперовому, так і в електронному вигляді.
інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції центру;
консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
надає іншу інформацію та допомогу, яка стосується адміністративних послуг.
37.Орган, що утворив центр, створює та забезпечує роботу окремого розділу центру на офіційному веб-сайті громади, де розміщується інформація, зазначена в пункті 19 цього регламенту, а також відомості про найближчі зупинки громадського транспорту, під’їздні шляхи, місця паркування, доступність центру для осіб з інвалідністю, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
38. Інформація, яка розміщується в приміщенні центру та на веб-сайті, повинна бути актуальною, повною та вичерпною. Інформація на веб-сайті громади має бути зручною для пошуку та копіювання.
39. Суб’єктам звернення, які звернулися до центру ( на віддалені робочі місця адміністраторів) забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг у спосіб, що аналогічний способу звернення, або в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб( рекомендованим листом з повідомленням про вручення, у тому числі, за бажанням суб’єкта звернення, кур’єром за додаткову плату).
40. Працівники та учасники центру під час здійснення своїх повноважень мають бути забезпечені ідентифікаторами встановленого зразка із зазначенням прізвища, імені та посади.
Керування чергою в центрі
41. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у центрі ( на віддалених робочих місцях адміністраторів) вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.
42.У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
43. У центрі, на віддалених робочих місцях адміністраторів може здійснюватись попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора, державного реєстратора чи іншого суб’єкта надання адміністративних послуг на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватись шляхом особистого звернення до центру або віддаленого робочого місця адміністратора, з використанням телефонного зв’язку та / або електронної реєстрації на веб-сайті центру ( сторінки на веб-сайті органу, що утворив центр) чи за допомогою Національної вебплатформи центрів надання адміністративних послуг. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені керівником центру години. У разі запізнення суб’єкта звернення на прийом за попереднім записом більш ніж на 5 хвилин, попередній запис анульовується. У цьому випадку суб’єкт звернення може подати документи в загальному порядку або записатися на іншу дату та час повторно.
44. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
Прийняття заяв та інших документів у центрі
45. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги ( далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в центрі або віддалених робочих місцях адміністраторів.
За рішенням органу, який утворив центр, окремі завдання адміністратора, пов’язані з отриманням вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг, може виконувати староста, а також у випадках, передбачених законодавством, інша уповноважена особа виконавчого органу сільської ради.
У випадках, передбачених законодавством, а також на вимогу суб’єкта звернення адміністратор центру складає заяву в електронній формі, друкує її та надає суб’єкту звернення для перевірки та підписання.
Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб-підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.
Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадження діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.
46. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
Прийняття від громадян звернень (заяв, скарг та пропозицій) здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян».
47. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у центрі, віддаленому робочому місці адміністратора особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний вебпортал електронних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
48. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється адміністратором, державним реєстратором та учасником центру відповідно до інформаційних карток.
49. Адміністратор, державний реєстратор, староста чи учасник центру на підставі документа, що посвідчує особу, перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви, посвідчує належним чином копії. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, містить дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
50. Адміністратор, державний реєстратор, староста чи учасник центру вносить дані до електронної інформаційної системи «Вулик», складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначається інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
51. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора центру, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в центрі електронного документообігу - в електронній формі.
52. Адміністратор, державний реєстратор чи учасник центру під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги ( в центрі чи на віддаленому робочому місці адміністратора), спосіб передачі суб’єкту звернення вихідного пакету документів ( особисто, засобами поштового зв’язку, у тому числі кур’єром за додаткову плату, або телекомунікаційного зв’язку чи в інший вибраний суб’єктом звернення спосіб), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/ або електронній формі.
53. У разі надання адміністративної послуги, що підлягає оплаті, адміністратор, державний реєстратор чи учасник центру повідомляє суб’єкту звернення про розмір плати відповідно до чинного законодавства та надає банківські реквізити для оплати послуги та в разі потреби допомагає скористатись платіжним терміналом.
54. Адміністратор, державний реєстратор, староста чи учасник центру здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації ( у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у центрі та на віддаленому робочому місці адміністратора ведеться централізовано через інформаційну систему «Вулик».
55. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв'язку і він не містить інформації про прийнятий для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор, державний реєстратор, учасник центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою ( та/або його від скановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.
56. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів, що надійшов засобами поштового зв’язку, адміністратор, державний реєстратор, учасник центру виявив факт відсутності одного чи кількох документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (передбаченого законом та відповідною інформаційною карткою адміністративної послуги), та/або очевидної помилковості, неточності чи неповноти відомостей, адміністратор, державний реєстратор чи учасник центру за вибором суб’єкта звернення або реєструє вхідний пакет документів з недоліками, або повертає документи суб’єкту звернення без реєстрації для усунення недоліків (якщо вони не можуть бути виправлені негайно).
При реєстрації вхідного пакету документів з недоліками суб’єкту звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та ймовірність негативного рішення у випадку їх не усунення або несвоєчасного усунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів поштовим зв’язком, про виявлені недоліки суб’єкт звернення інформується у відповідному результаті послуги із зазначенням, які саме документи відсутні, а за можливості, також інформується засобами телекомунікаційного зв’язку.
Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через центр, із фіксацією цих дій у електронній картці послуги та описах прийняття та передачі справи. При цьому суб’єкту звернення (на вимогу) видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та/або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (довіреної особи).
У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів у строк, передбачений законодавством для надання адміністративної послуги, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.
57. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор, державний реєстратор чи учасник центру формує справу у паперовій та/абр електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування, та оперативно направляє суб’єкту надання адміністративних послуг, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі або сам приймає рішення ( якщо таке передбачено його посадовою інструкцією).
58. Інформацію про вчинені дії адміністратор, державний реєстратор, учасник центру вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі ( крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
Опрацювання справи (вхідного пакету документів)
59. Після вчинення дій, передбачених пунктами 45 - 58 цього регламенту, адміністратор центру або віддаленого робочого місця зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи та /або в реєстр передачі справ із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи, та у разі потреби оформляється реєстр передачі справ.
60. Передача справ у паперовій формі від центру (віддаленого робочого місця адміністратора) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється в порядку, визначеному органом, що утворив центр, але не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником центру, надсилання від сканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
Передача справ до суб’єкта надання адміністративної послуги може здійснюватися шляхом надсилання електронних копій оригіналів паперових документів (фотокопій) з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку, зокрема через систему електронної взаємодії державних електронних інформаційних ресурсів, передача справ у паперовій формі у такому разі не здійснюється, крім випадків, передбачених законодавством.
61. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені та по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи та/або до реєстру передачі справ (у разі його оформлення).
62. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням керівника центру.
63. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний:
розглянути справу та прийняти рішення у терміни, визначені законом та зафіксовані у інформаційній та технологічній картках адміністративної послуги;
своєчасно інформувати центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит ( у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора центру про хід розгляду справи.
64. У разі, якщо адміністративна послуга потребує декількох дій (етапів) для її вирішення та/або включає послідовне або паралельне опрацювання справи двома і більше суб’єктами надання адміністративних послуг, адміністратор забезпечує проходження цих дій (етапів) у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги, без участі суб’єкта звернення – шляхом міжвідомчої взаємодії (у тому числі, за можливості, із застосуванням електронного документообігу). Для цього матеріали справи чи їх копії у паперовій та/або електронній формі одночасно передаються та/або надсилаються усім залученим виконавцям. Зведення матеріалів справи здійснюється виконавцем, що ухвалює (або готує) остаточний результат послуги.
65.Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний своєчасно інформувати центр або віддалене робоче місце адміністратора про перешкоди у дотриманні термінів розгляду справи та прийняття рішення, а також інші проблеми, що виникають при наданні послуги. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний надавати інформацію на усний або письмовий запит (в т.ч. електронною поштою) адміністратора щодо ходу розгляду справи. У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника центру.
66. Державний реєстратор та/або адміністратор приймає документи, формує вхідний пакет документів, вносить в електронну інформаційну систему, перевіряє документи на наявність підстав для зупинення розгляду документів, підстав для відмови у державній реєстрації, проводить реєстраційні дії, веде Єдиний державний реєстр, веде реєстраційні справи та здійснює інші повноваження передбачені Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» та видає результат розгляду справи суб’єкту звернення.
67.Секретар ради ( уповноважена особа ДРАЦС) та/або адміністратор приймає документи від суб’єкта звернення для отримання адміністративної послуги з державної реєстрації актів цивільного стану, формує вхідний пакет документів, вносить в електронну інформаційну систему, перевіряє документи на наявність підстав для зупинення розгляду документів, підстав для відмови у державній реєстрації, проводить реєстраційні дії державної реєстрації актів цивільного стану, здійснює інші повноваження передбачені Сімейним Кодексом України та правилами державної реєстрації актів цивільного стану та видає результат розгляду справи суб’єкту звернення.
68.Секретар виконавчого комітету ( уповноважена особа вчинення нотаріальних дій),староста та/або адміністратор приймає документи від суб’єкта звернення для отримання адміністративної послуги з вчинення нотаріальної дії, формує вхідний пакет документів, вносить в електронну інформаційну систему, перевіряє документи на наявність підстав для зупинення розгляду документів, підстав для відмови у вчиненні нотаріальної дії, вчиняє нотаріальні дії згідно Закону України «Про нотаріат» та видає результат суб’єкту звернення.
69.Спеціаліст із звернень громадян, староста та/або адміністратор приймає від суб’єктів звернень заяви з повним пакетом документів згідно інформаційної картки, формує вхідний пакет документів, вносить в електронну інформаційну систему, опрацьовує звернення та надає їх для розгляду сільському голові, заступнику сільського голови, керуючому справами виконкому, секретарю Павлівської сільської ради, начальнику земельного відділу та іншим суб’єктам розгляду справ відповідно до розподілу обов’язків для подальшого їх опрацювання та видає результат суб’єктам звернень.
70. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду заяв та прийняття рішень здійснюється адміністраторами центру відповідно до розподілу обов’язків за рішенням начальника центру.
Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
71. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до центру (віддалене робоче місце адміністратора, про що зазначається в листі про проходження та/або реєстрі передачі справ.
72. Адміністратор центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження та/або реєстр передачі справ в паперовій та/або електронній формі.
73. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис ( у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів або в іншому документі, визначеному органом, що утворив центр, і зберігається в матеріалах справи.
74. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в центрі чи на віддаленому робочому місці протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в центрі, а потім передається суб’єкту надання адміністративних послуг для архівного зберігання.
75. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі ( у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
76. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори та керівник центру.
77. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній ( скановані копії документів) формі (заява суб’єкта звернення та інші документи, визначені органом, що утворив центр) за рішенням органу, що утворив центр, може зберігатися в приміщенні центру або приміщенні, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора.
У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
Інформація про адміністративні послуги, надані на віддаленому робочому місці адміністратора, подається центру для узагальнення в порядку, визначеному регламентом центру.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
Відмова у наданні адміністративної послуги оформляється суб’єктом надання адміністративної послуги письмово із зазначенням причини відмови з посиланням на норми чинного законодавства та вважається результатом адміністративної послуги, долучається до вихідного пакета документів, про що робиться відповідна відмітка в електронній картці послуги.
78. У центрі зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу/справу у електронній інформаційній системі або відскановані документи та ксерокопії: заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші необхідні документи. Всі оригінали матеріалів справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги протягом визначеного чинним законодавством терміну.
78.1.Субєкт звернення може відкликати свою заяву про надання адміністративної послуги до моменту прийняття рішення у справі, крім випадків, визначених законодавством.
Адміністратор центру невідкладно у день надходження заяви здійснює її реєстрацію, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу та дати отримання заяви про відкликання, та невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, передає суб’єкту надання адміністративної послуги, якому передано вхідний пакет документів щодо даної справи.
Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання заяви про відкликання, повертає оригінали документів, подані для надання адміністративної послуги, до центру, про що зазначається в листі про проходження справи та/або в реєстрі передачі справ.
Адміністратор центру невідкладно у день надходження оригіналів документів від суб’єкта надання адміністративної послуги повідомляє про це суб’єкту звернення.
Відкликання заяви про надання адміністративної послуги здійснюється з урахуванням процедур, визначених пунктами 45-78 цього регламенту.
Особливості діяльності адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці
79. Рішення про утворення віддаленого робочого місця адміністратора приймається органом, що утворив центр, відповідно до вимог, зазначених у пунктах 14 і 16 цього Регламенту, та з урахуванням потреб суб’єктів звернення, кількості населення, що буде ними обслуговуватись, та обсягу послуг, що надаватимуться.
Віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших мало мобільних груп населення до такої будівлі.
Адміністратор центру (староста), що працює на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або кількох старостинських округів.
80. У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг, з дотриманням вимог, встановлених пунктом 14 цього Регламенту.
81. Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора, облаштовуються місцями для очікування суб’єктами звернень.
Здійснення моніторингу якості надання адміністративних послуг
82. Моніторинг якості надання адміністративних послуг здійснюється за показниками та у порядку, що встановлюються Кабінетом Міністрів України. Моніторинг включає збирання, обробку та аналіз даних з метою визначення та вжиття заходів щодо підвищення якості надання адміністративних послуг. Систематичний збір та обробка інформації щодо розгляду справ, дотримання термінів розгляду суб’єктами надання адміністративних послуг (надалі – моніторинг) здійснюється автоматично в Інформаційній системі «Вулик».
83. Основними завдання моніторингу є:
- контроль всіх дій адміністраторів, державних реєстраторів та учасників центру, пов'язаних з прийомом вхідних пакетів документів та видачею вихідних пакетів документів;
- документальна фіксація дати реєстрації вхідних пакетів документів і видачі вихідних пакетів документів;
- вдосконалення процедури видачі вихідного пакету документів;
- супровід та загальна координація дій, пов'язаних з наданням адміністративних послуг суб’єктами надання адміністративних послуг;
- інформування начальника центру, сільського голови, його заступника, керівників суб’єктів надання адміністративних послуг про порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг, що допускаються суб’єктами надання адміністративних послуг;
- підвищення рівня якості надання адміністративних послуг.
84. У разі встановлення факту порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг (термінів розгляду, процедури розгляду, розміру плати тощо) адміністратор, державний реєстратор центу інформує про це начальника центру.
85. Інформування сільського голови, заступника сільського голови про факти порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг здійснюється у письмовому вигляді за підписом начальника центу.
86. Начальник центру систематично, враховуючи дані, занесені в журнал обліку адміністративних послуг та/або електронний реєстр, формує письмовий перелік адміністративних послуг в розрізі суб’єктів надання адміністративних послуг, якими порушено терміни підготовки та видачі вихідних пакетів документів. Такий перелік за підписом начальника центру доводиться до відома сільського голови, заступника сільського голови (за розподілом повноважень) та керівника відповідного суб’єкту надання адміністративних послуг.
87. Результати моніторингу, а також заходи щодо підвищення рівня якості надання адміністративних послуг є відкритими та підлягають оприлюдненню не рідше одного разу на рік у порядку та за формою, що встановлюються Кабінетом Міністрів України.
